Une ou plusieurs bases de données dans Notion ? Comment choisir

Une base de données Notion ou plusieurs : l'erreur de 90% des débutants

Quand on débute avec Notion, on fait presque tous la même erreur. Soit on crée une seule base de données fourre-tout où se mélangent projets, tâches et notes. Soit l'inverse : quinze bases pour des choses presque identiques. Dans les deux cas, on s'y perd, et on finit par abandonner son espace Notion.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une règle simple pour trancher. Et, c'est peut-être contre-intuitif, mais pour bien structurer ses bases sur Notion, le plus important se joue avant même d'ouvrir Notion : sur une feuille de papier, en clarifiant les types d'objets que vous voulez gérer.

C'est quoi une base de données, au juste ?

Repronons les bases (sans jeu de mot 😜) : Une base de données Notion, c'est une liste structurée d'éléments du même type. Chaque ligne est un élément, chaque propriété donne du contexte à cet élément. Exemple : une base de contacts, où chaque ligne est une personne, avec son adresse mail, son téléphone et son poste en propriétés.

Le mot important dans cette définition, c'est "du même type". C'est lui qui va tout déterminer par la suite.

La règle d'or : un type d'objet = une base de données

La règle d'or tient en une phrase : un type d'objet égale une base de données. C'est le point de départ de toute architecture Notion propre.

Petit rappel utile : quand on débute, on a tendance à créer trop de bases. Or une seule base bien pensée, avec des propriétés qui permettent de filtrer et des vues liées placées où vous en avez besoin, est souvent bien plus efficace que dix bases éparpillées.

Ces différentes bases se relient ensuite entre elles grâce aux propriétés de type relation, exactement comme quand vous reliez une base de tâches à une base de projets.

Les 3 questions à se poser dans les cas ambigus

Parfois, je vous l'accorde, c'est moins évident. Deux types d'objets se ressemblent, mais ont tout de même quelques différences, et on ne sait pas eaxactement s'il vaut mieux créer une seule base ou plusieurs. Pour trancher, posez-vous trois questions : est-ce le même objet, est-ce le même workflow, et est-ce les mêmes propriétés ?

1. Est-ce le même objet ?

Listez vos éléments et finissez la phrase "c'est un..." ou "c'est une...". Si c'est toujours le même mot, bon signe : une seule base. Si vous vous surprenez à dire "ça, c'est une entreprise, et ça, c'est une personne", alors ce n'est pas le même objet, et il vaut mieux deux bases.

2. Est-ce le même workflow ?

Regardez vos règles de travail : process de validation, statuts, étapes, métriques suivies. Si elles se ressemblent globalement, une base suffit. Si les workflows n'ont rien à voir, il vous faudra sans doute plusieurs bases.

3. Est-ce les mêmes propriétés ?

Beaucoup de propriétés communes et seulement quelques variantes : ça passe, une seule base. Énormément de propriétés spécifiques à certains éléments uniquement : plusieurs bases.

Un exemple parlant : une base contacts. Tous sont bien des personnes (même objet), mais peut-être que vos partenaires demandent un suivi spécifique (documents à remplir, éléments à récupérer) que vous n'avez pas du tout pour vos clients. Propriétés et workflow différents : ça peut valoir le coup de séparer en une base "partenaires" et une base "clients / prospects".

Un exemple concret : un créateur de contenu

Prenons un créateur de contenu qui publie sur LinkedIn et YouTube, et qui veut suivre tout ça dans Notion. Une base par plateforme, ou une seule ? Passons les trois questions.

Verdict : une seule base "Contenus", avec une propriété "Plateforme" pour séparer LinkedIn et YouTube. Bonus, il garde une vision d'ensemble de tout son calendrier de publication au même endroit.

Si un jour ses vidéos YouTube deviennent de gros projets d'équipe, avec un workflow totalement différent de ses posts LinkedIn, les trois questions donneront une autre réponse. D'où l'intérêt de les reposer quand votre façon de travailler évolue.

Et s'il veut suivre ses sponsors ? Un sponsor n'est pas un contenu : autre objet, autre workflow, autres propriétés. Là, clairement, base séparée.

En résumé : la méthode en 3 temps

Avant de foncer créer vos bases de données dans Notion, prenez cinq minutes de réflexion :

1. Listez tous les types d'objets que vous voulez gérer (contacts, entreprises, projets, contenus...).

2. Appliquez la règle d'or : un type d'objet = une base de données.

3. En cas de doute, passez les trois questions : même objet ? même workflow ? mêmes propriétés ?

Un bon espace Notion, bien utilisé par les équipes, ça se joue souvent avant Notion, sur une feuille de papier. Ces quelques minutes de réflexion en amont, c'est ce qui vous évite de devoir tout reconstruire dans six mois. 😉