Suivre la charge de travail de son équipe sur Monday (tuto widget)

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Qui dans votre équipe est en surcharge, là, maintenant ?

Si je vous demande qui dans votre équipe est en surcharge de travail, et au contraire qui a encore de la bande passante, est-ce que vous savez me répondre en 10 secondes en regardant votre outil ? Si la réponse est non, le widget charge de travail de Monday.com est exactement ce qu'il vous faut.

A quoit sert le widget charge de travail ? C'est un graphique qui affiche, par personne et par semaine, la charge attribuée en comparaison à celle qu'elle peut absorber. D'un coup d'œil, vous voyez qui est en surcharge (cercle rouge) et qui a de la marge. De quoi ajuster les tâches de vos équipes avant que ça déborde.

Je prends ici l'exemple d'une agence de com qui répartit des tâches entre plusieurs freelances et veut savoir qui est sous-staffé ou surstaffé. Evidemment, ça marche tout aussi bien pour suivre la charge de salariés en interne, ou d'autres cas d'usage.

Ce que permet le widget charge de travail

Allez, c'est parti pour créer ce widget !

Ce qu'il vous faut avant de commencer

Le minimum vital, c'est deux colonnes dans votre tableau : une colonne de type "personne" et une colonne date. Si elles n'existent pas encore, créez-les, c'est tout ce qu'il faut pour démarrer.

Étape 1 : Créer le widget charge de travail

Dans votre tableau, allez dans "Découvrir plus de vues", tapez "charge de travail", puis "Ouvrir dans le tableau". Votre widget est créé : vos différentes personnes en lignes, les semaines en colonnes, et la charge représentée par des cercles.

Petit réglage utile : vous pouvez afficher le widget par jour, semaine ou mois.

Étape 2 : Choisir comment mesurer l'effort

C'est le paramètre le plus important. Dans les réglages du widget, choisissez d'abord la colonne de ressources (votre colonne personne), puis comment mesurer l'effort. Monday propose deux options.

Option 1 : compter les éléments. Chaque tâche compte pour 1, peu importe sa taille. Simple, mais ça suppose que toutes les tâches se valent.

Option 2 : une colonne effort dédiée. Si vos tâches n'ont pas le même poids, créez une colonne de type chiffre et indiquez pour chaque tâche combien elle pèse. Ça peut être un temps estimé (jours) mais ça peut aussi être un un niveau d'effort (de 1 à 5 selon la difficulté, par exemple). À vous de voir selon votre organisation.

Une fois la colonne créée et remplie, sélectionnez "Choisir une colonne d'effort" et pointez sur votre colonne d'effort.

Étape 3 : Gérer les tâches partagées à plusieurs

Quand une tâche est attribuée à plusieurs personnes, Monday vous demande comment répartir l'effort : diviser ou faire la somme.

Ma règle : si votre effort est un temps estimé, divisez (être deux sur une tâche d'un jour, en théorie, ça fait une demi-journée chacun). Si votre colonne effort représente plutôt de l'énergie ou de la charge mentale, faites la somme : être deux ne rend pas forcément la tâche plus facile pour chacun. C'est surtout à vous de voir ce qui est le plus logique selon ce que vous calculez.

Étape 4 : Définir la capacité de chaque personne

Dernier réglage, et il change tout : la capacité hebdomadaire. Tout le monde n'a pas la même disponibilité.

Décochez "Appliquer la capacité maximale par défaut à tout le monde", puis fixez individuellement la capacité de chacun.

Ensuite, passez la souris sur les cercles pour voir le détail des tâches d'une personne à un moment donné, repérer ce qui bloque, et déplacer des tâches pour que tout rentre à la fois dans vos contraintes et dans la charge réelle de la personne.

Agréger plusieurs tableaux dans un dashboard

La vraie force de Monday, c'est de pouvoir agréger des données de plusieurs tableaux dans un même dashboard. C'est d'ailleurs un point où Monday prend l'avantage sur Notion côté reporting.

Si vos tâches sont éparpillées entre plusieurs tableaux (un par projet, par exemple), créez un dashboard, ajoutez-y un widget charge de travail, et sélectionnez tous les tableaux concernés. Une condition : chaque tableau doit contenir les mêmes colonnes (personne, date, effort) et des efforts cohérents entre eux, puisque vous allez les additionner.

Résultat : une vision globale de la charge de toute votre équipe, même quand le travail vit dans plusieurs tableaux. 🎯