Pourquoi (et comment) faire des process : le guide complet

Un seul message : faites des process

Que vous soyez solopreneur, responsable d'une petite équipe ou salarié dans une grande entreprise, ce conseil s'applique à vous : faites des process.

Je fais cette vidéo parce que je discute encore avec trop de clients qui me disent "non mais ça c'est logique, pas besoin de le documenter" ou "ça prendra plus de temps qu'autre chose". Et j'ai envie de leur répondre : justement, faites des process.

Pourquoi vous perdez du temps sans process

Vos équipes et vous-même perdez du temps quand les choses ne sont pas documentées. Même si vous êtes seul, faites des process pour vous. C'est une marque d'affection pour votre "vous du futur" qui, dans 6 mois ou 1 an, va refaire cette tâche que vous faites aujourd'hui. 😅

Attention, l'idée n'est pas de faire des process pour tout et n'importe quoi. Pas question de créer une usine à gaz. Mais sur les choses importantes que vous faites plusieurs fois, avoir même une simple liste d'étapes à ne pas oublier peut vous faire gagner énormément de temps.

3 situations où les process deviennent indispensables

Situation 1 : un collaborateur part ou s'absente

Facile à comprendre, si votre collaborateur avait tout dans sa tête et que rien n'était documenté, le jour où il faut le remplacer, c'est la galère.

Situation 2 : votre équipe grandit

Vous passez de 2 à 5 personnes, mais ce qui était évident pour les 2 premiers ne l'est plus du tout pour les 3 nouveaux. Personne ne leur a vraiment expliqué, il n'y a pas de process... Résultat : chacun fait à sa sauce, vous passez du temps à corriger des erreurs, et si ces nouvelles personnes ne documentent pas leurs propres façons de faire, le problème se reproduit indéfiniment. Plus l'entreprise grandit, plus ça devient difficile à gérer.

Situation 3 : vous voulez intégrer l'IA dans vos équipes

On voit de plus en plus d'agents IA disponibles. C'est top, mais AVANT TOUTE CHOSE : si vous souhaitez en intégrer un dans votre organisation, sachez qu'un agent fonctionne bien s'il y a déjà des process en place et s'il peut s'en nourrir. Commencer à documenter au fur et à mesure vous permet d'avoir une base solide à lui fournir le moment venu.

Par exemple, j'ai mis en place un agent IA sur Notion pour la création de contenu de ma marque e-commerce. J'ai pu le faire rapidement parce que j'avais déjà tous mes process : quelles idées traiter, comment les valider, dans quel ordre. L'agent a pu s'intégrer directement dans ces process existants.

Comment structurer un bon process

Un process, ce n'est pas forcément quelque chose de très compliqué. C'est simplement une suite d'étapes avec un déclencheur au début et un résultat attendu à la fin.

Pour le construire, posez-vous trois questions :

Un point important : n'entrez pas trop dans les détails. Un process trop détaillé sera difficile à lire et résultat : personne le lit !

Ce qu'un process doit contenir au minimum

Ce dernier point est crucial. Les process évoluent. Sans responsable désigné, personne ne pense à les mettre à jour. Et une base de process obsolète, c'est pire que pas de base du tout : les gens finissent par ne plus lui faire confiance et arrêtent de la consulter.

Mes 2 conseils pratiques pour se lancer

Conseil 1 : ne documentez pas tout d'un coup

C'est souvent ce qui bloque. L'idée de "tout documenter" semble insurmontable. À la place, commencez par un seul process. Chaque fois que vous faites quelque chose et que vous sentez que vous allez le refaire, créez une page process simple et améliorez-la au fur et à mesure.

Conseil 2 : utilisez l'IA pour vous aider

Prenez Claude en mode vocal et expliquez-lui comment vous faites les choses concrètement. Vous pouvez parler dans le désordre, sans réfléchir à la structure. Demandez-lui ensuite de rédiger une documentation structurée sur ce que vous venez de décrire. Ensuite, et j'insiste : relisez, supprimez tout ce qui est superflu (les IA mal briefées ont tendance à en faire des caisses 😅), vérifiez les informations. Comme ça, vous partez d'une base solide plutôt que d'une page blanche.

Où stocker ses process

Sur Notion : utilisez le Wiki

Notion propose une fonctionnalité Wiki native. Depuis n'importe quelle page, allez dans les trois petits points et cliquez sur "Convertir en wiki". Cela crée une base de données avec toutes les pages du wiki et une vue centralisée de tous vos process.

Le wiki Notion inclut aussi une fonctionnalité de vérification : vous définissez la durée de validité d'une page (30 jours, 90 jours, 1 an) et vous recevez une alerte quand il faut la revérifier. C'est le moyen idéal de vous assurer que vos process restent à jour, avec un responsable clairement désigné pour chaque page.

Sur Monday : utilisez les Docs

Monday ne propose pas de wiki natif. La solution que je recommande : utilisez les Docs de Monday pour créer vos process en texte, et stockez-les au niveau de vos boards ou dans un board dédié (structure similaire à un wiki Notion). Si votre équipe travaille principalement dans Monday, c'est bien plus pratique que d'avoir la documentation ailleurs.

L'essentiel à retenir

Peu importe l'outil, assurez-vous que vos collaborateurs savent que cette base de process existe et savent comment y accéder facilement. Mettez un lien sur l'accueil de votre espace Notion, épinglez-le dans votre canal Slack. Si les gens ne savent pas où chercher, personne ne consultera vos process, et tout votre travail sera vain.

Conclusion

Faites des process. Commencez petit, faites-vous aider par l'IA, désignez des responsables et faites vivre votre documentation. C'est un investissement sur le long terme qui vous fait gagner du temps à chaque fois que vous le faites.