Créer un forecast de ventes dans Monday (tuto)

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Prévoir son chiffre d'affaires : à quoi sert un forecast de ventes

Encore trop de dirigeants et de commerciaux seraient bien incapables de dire, à un instant donné, combien de chiffre d'affaires ils vont réellement signer sur les 3 prochains mois. Leur pipeline liste des deals en cours, mais c'est difficile d'avoir une vision claire sur concrètement ce qui va se transformer en chiffre d'affaires, et de quelle est la tendance des ventes sur les mois à venir. C'est exactement ce trou de visibilité que vient combler un forecast de ventes.

Un forecast de ventes est une projection de votre chiffre d'affaires futur, basée sur une probabilité de signature attribuée à chaque étape de votre pipeline. L'idée de fond : un deal en négociation avancée a bien plus de chances d'aboutir qu'un premier contact, il ne doit donc pas peser le même poids dans vos prévisions.

Si vous gérez déjà votre pipeline commercial sur Monday (que ce soit Monday CRM ou Monday Work Management), la mise en place demande une dizaine de minutes. Et une fois configuré, le forecast se recalcule tout seul à mesure que vos deals avancent, pour que vos prévisions restent toujours à jour. 🎯

Le principe : chaque étape a une probabilité de signature

Dans votre pipeline, tous les deals ne se valent pas. L'idée du forecast est d'associer à chaque statut un pourcentage de probabilité de signature : plus un deal avance dans le pipeline, plus ce pourcentage grimpe.

Conséquence directe : un deal de 10 000 € en négociation ne vaut pas 10 000 € dans votre forecast. Si sa probabilité est de 45 %, sa valeur pondérée est de 4 500 €. C'est un chiffre beaucoup plus réaliste, qui prend en compte la probabilité de signature du deal.

Et c'est la somme de toutes ces valeurs pondérées qui vous donne une projection honnête. Pas la somme brute de votre pipeline, qui surestime toujours énormément (parce que oui, vous avez beau avoir une équipe de commerciaux hors pair, c'est peu probable que vous signiez tous vos deals 😅).

Les 4 colonnes indispensables sur votre board

Avant de créer le forecast, votre tableau de deals a besoin de quatre colonnes. Les deux premières, vous les avez sûrement déjà.

1. Le statut du deal : votre pipeline, les étapes par lesquelles passe chaque opportunité.

2. Le montant du deal (colonne Chiffres) : le prix de la prestation, ce que vous avez proposé au prospect.

3. La date de signature estimée (colonne Date) : c'est elle qui permet de répartir le forecast dans le temps. Un repère simple pour la remplir : votre cycle de vente moyen. Si vos deals mettent en moyenne 90 jours à se signer, un deal entré aujourd'hui a une date estimée dans 3 mois. Vous pouvez la poser à la main, ou plus tard l'automatiser à partir de la date de création du lead.

4. Le montant pondéré (colonne Formule) : le cœur du système, qu'on construit juste en dessous.

Étape 1 : créer la colonne "montant pondéré" avec une formule

Ajoutez une colonne de type Formule. Son job : appliquer à chaque deal le bon taux de probabilité selon son statut, puis le multiplier par le montant.

La logique à traduire est simple : à chaque statut de votre pipeline correspond un pourcentage, que la formule applique au montant du deal.

Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin d'écrire la formule vous-même. L'assistant IA de Monday le fait très bien. Vous lui décrivez la règle en français (le pourcentage à appliquer pour chaque statut, multiplié par le montant du deal), et il génère la formule à votre place, techniquement une fonction "switch" sur votre colonne statut.

Petit point d'attention, sinon ça coince : Les noms de statuts doivent être écrits exactement comme sur votre board, à la virgule près. Sinon la formule ne reconnaît pas l'étape et renvoie zéro.

Où trouver vos pourcentages de probabilité ?

Deux options :

Bon à savoir, l'alternative du taux manuel. Au lieu d'avoir un taux automatique selon le statut du deal, rien ne vous empêche d'ajuster la probabilité deal par deal, selon votre ressenti après un échange client : il suffit de créer une colonne "probabilité" à remplir à la main. Mon parti pris reste toutefois le taux automatique par étape, un peu moins fin mais toujours rempli. Un taux manuel que les commerciaux oublient une fois sur deux, c'est une pipeline à moitié à jour, donc un forecast qui ne vaut plus grand-chose.

Étape 2 : le dashboard qui affiche votre forecast dans le temps

C'est ici qu'on transforme une colonne en vrai outil de pilotage. Créez un dashboard, connectez-le à votre board de deals, et ajoutez deux widgets.

Widget 1 : le graphique de projection mois par mois

Ajoutez un widget de type diagramme en barres, puis dans les paramètres :

Deux filtres à ne surtout pas oublier :

Petit plus : ajoutez une ligne de référence qui correspond à votre objectif de CA pour visualiser d'un coup d'œil si le mois prochain tient la route.

Widget 2 : le total du CA à venir

Détachez un second widget de type Chiffres, sur la même colonne "montant pondéré" (en somme, format €), avec exactement les mêmes filtres que le graphique. Vous obtenez le total de votre pipeline pondéré, votre "CA à venir", en un seul chiffre.

Si vos deals sont répartis sur plusieurs tableaux, sachez que les dashboards de Monday savent agréger plusieurs boards dans un même widget, à condition que les colonnes soient cohérentes entre elles. C'est d'ailleurs un des points où Monday prend l'avantage sur Notion côté reporting.

Un vrai outil de pilotage (et pas une boule de cristal)

Soyons clairs : un forecast n'est pas une prédiction exacte de l'avenir, c'est une estimation. Mais c'est justement ce qui le rend précieux. Si votre objectif mensuel est à 20 000 € et que le forecast du mois prochain n'affiche que 8 000 € (alors même que vous avez beaucoup de deals entrants en ce moment, ce qui peut fausser vos impressions), vous le savez maintenant, pas à la fin du mois. Et sur un horizon aussi court que le mois suivant, la bonne réaction n'est peut-être pas de remplir le haut du pipeline (ces nouveaux deals ne se signeront pas à temps), mais de concentrer vos efforts sur les opportunités déjà en fin de cycle, celles qui peuvent encore basculer en signature d'ici là.

C'est toute la différence entre subir ses chiffres et piloter son activité. Et pour 10 minutes de paramétrage, l'échange est plutôt bon. 😉